Đặt cà phê sỉ lần đầu: Gửi thông tin gì để nhận tư vấn và báo giá phù hợp?

Đặt cà phê sỉ lần đầu, chủ quán nên chuẩn bị sáu nhóm thông tin: phương pháp pha, thiết bị, menu và gu khách, lượng dùng dự kiến, dạng cà phê cùng quy cách đóng gói, địa chỉ và thời điểm cần nhận hàng. Những thông tin này giúp việc tư vấn đi thẳng vào nhu cầu sử dụng.

Thay vì chỉ hỏi “Cà phê bao nhiêu một ký?”, hãy cho đơn vị cung cấp biết quán sẽ dùng cà phê như thế nào. Một điểm bán pha phin cần xay sẵn sẽ có yêu cầu khác quầy espresso đã có máy xay.

Dưới đây là cách chuẩn bị từng phần, kèm mẫu tin nhắn có thể sao chép khi yêu cầu báo giá cà phê cho quán.

1. Xác định phương pháp pha và thiết bị trước khi đặt cà phê sỉ

Thông tin đầu tiên cần gửi là quán đang pha máy, pha phin hay sử dụng nhiều phương pháp. Nếu có nhiều cách pha, hãy ghi riêng nhu cầu của từng nhóm món.

Với quán pha máy, nên cung cấp tên hoặc ảnh model máy pha, máy xay và tình trạng đã lắp đặt hay chưa. Với pha phin, có thể gửi ảnh phin, kích thước và lượng cà phê thường dùng mỗi lượt.

Chưa có thiết bị hoặc chưa chốt công thức thì ghi rõ “chưa xác định”. Không cần điền thông số theo phỏng đoán.

Theo National Coffee Association, cỡ xay cần gắn với phương pháp pha. Vì vậy, khi nhờ xay sẵn, việc mô tả cách pha giúp đơn vị cung cấp hiểu yêu cầu chính xác hơn. About Coffee

2. Mô tả menu và gu khách bằng nhu cầu cụ thể

2.1. Cho biết món nào sẽ dùng nhiều cà phê nhất

Menu giúp người tư vấn hiểu nguyên liệu sẽ được dùng trong đồ uống nào. Hãy liệt kê các món chính như cà phê đen, cà phê sữa, bạc xỉu hoặc Americano.

Nếu quán đã hoạt động, có thể gửi số lượng bán thực tế của từng nhóm món. Nếu chưa mở, ghi đây là cơ cấu menu dự kiến; không cần biến dự đoán thành số liệu bán hàng.

2.2. Chuyển “gu đậm” thành mô tả dễ trao đổi

Các từ “đậm”, “thơm” hay “dễ uống” có thể được hiểu khác nhau. Nên bổ sung điều quán muốn đạt được, chẳng hạn:

• Cà phê vẫn rõ vị khi pha cùng sữa đặc và đá.
• Món đen cần điều chỉnh theo mức đắng khách thường chọn.
• Quán muốn thử mức độ chua khác nhau trước khi chốt.
• Công thức hiện tại gặp vấn đề khi tăng sữa hoặc thêm đá.

Đây là nhu cầu để tư vấn và thử sản phẩm, chưa phải đặc tính được xác nhận của một dòng cà phê cụ thể.

Nếu còn ở bước tìm hiểu nguồn hàng, có thể đọc thêm tiêu chí chọn nguồn cà phê cho quán. Khi chuẩn bị đơn đầu tiên, nên thu gọn mục tiêu thành những món cần thử và lượng nguyên liệu cần dùng.

3. Ước tính lượng dùng và số lượng nhập lần đầu

3.1. Tính theo lượng cà phê tiêu hao

Không nên lấy tổng số ly đồ uống của quán để tính lượng cà phê nhập, vì menu có thể gồm cả món không dùng cà phê.

Cách dự trù cơ bản:

Lượng cần nhập = lượng dự kiến dùng trong kỳ + lượng dành cho thử, chỉnh và dự phòng − tồn kho phù hợp còn sử dụng được.

Nếu nhiều món dùng định lượng khác nhau, tính từng nhóm rồi cộng lại. Với cà phê pha theo mẻ, dùng định lượng mỗi mẻ và số mẻ dự kiến thay cho số ly.

3.2. Tình huống minh họa: Quầy mới chuẩn bị nguyên liệu cho bảy ngày

Ví dụ dưới đây hoàn toàn giả định, không phải định lượng chuẩn hay điều kiện đặt hàng của C&C.

Một quầy dự kiến bán 40 ly cà phê mỗi ngày. Giả sử mỗi ly tương ứng một lượt pha dùng 18g:

Con số 5,50kg là nhu cầu tính toán. Số lượng đặt cuối cùng còn phụ thuộc quy cách đóng gói, lượng đặt tối thiểu và thời gian giao hàng được xác nhận.

Với quán chưa có dữ liệu bán, nên ghi nhận lượng dùng thực tế sau mỗi ngày để điều chỉnh lần nhập tiếp theo. Không cần mua đủ cả tháng chỉ vì một mức giá theo sản lượng trông hấp dẫn.

4. Chọn cà phê nguyên hạt, xay sẵn và quy cách đóng gói

4.1. Ghi rõ dạng nguyên liệu trong yêu cầu báo giá

Nếu đã có máy xay phù hợp, quán có thể yêu cầu cà phê nguyên hạt để chủ động điều chỉnh khi pha. Nếu cần xay sẵn, hãy ghi phương pháp pha và thiết bị sử dụng.

NCA khuyến nghị xay lượng cà phê cần dùng ngay trước khi pha để giữ độ tươi tốt hơn. Khi dùng cà phê xay sẵn, việc chia lượng nhập và bảo quản cần được chú ý tương ứng. About Coffee

Nếu một đơn gồm cả nguyên hạt và xay sẵn, cần tách thành từng dòng để tránh nhầm khi chuẩn bị hàng.

4.2. Chọn quy cách theo nhịp sử dụng

Túi lớn hay nhỏ cần phù hợp với lượng dùng và cách quán tổ chức nguyên liệu. Bạn có thể tham khảo cách chọn quy cách cà phê 200g hay 500g trước khi chốt.

Yêu cầu báo giá nên thể hiện đủ:

Tên sản phẩm hoặc nhu cầu cần tư vấn – nguyên hạt/xay sẵn – khối lượng mỗi túi – số túi – tổng khối lượng.

Ví dụ, 10 túi × 500g tương đương 5kg. Ghi cả số túi và tổng khối lượng giúp hai bên dễ đối chiếu.

5. Cung cấp thông tin giao nhận và thời gian cần hàng

Địa chỉ nhận ảnh hưởng đến việc xác nhận lịch giao và chi phí vận chuyển. Hãy gửi trực tiếp cho đầu mối bán hàng:

• Địa chỉ đầy đủ, kèm tên quán hoặc dấu hiệu nhận biết.
• Người nhận và số điện thoại liên hệ.
• Khung giờ có thể nhận hàng.
• Ngày cần có nguyên liệu để thử hoặc mở bán.
• Thông tin xuất hóa đơn nếu có nhu cầu.

Ngày cần nhận hàng khác với ngày bắt đầu bán. Quán nên dành thời gian kiểm tra và thử nguyên liệu trước khi đưa vào phục vụ.

Đồng thời, yêu cầu xác nhận thời gian xử lý đơn, thời gian vận chuyển dự kiến và phí giao hàng. Điều kiện miễn phí vận chuyển, giao gấp hoặc lượng đặt tối thiểu cần được xác nhận cho chính đơn đang đặt.

6. Mẫu tin nhắn yêu cầu báo giá cà phê cho quán

Dưới đây là mẫu minh họa, anh/chị thay các phần trong ngoặc bằng thông tin thực tế:

Chào C&C Coffee, tôi muốn đặt cà phê sỉ lần đầu cho [quán/xe cà phê] tại [khu vực].

Quán hiện [đang bán/chuẩn bị mở/thử menu], sử dụng [pha máy/pha phin]. Thiết bị đang có: [model hoặc ảnh máy pha, máy xay/phin].

Menu chính gồm [các món]. Nhu cầu hương vị muốn thử: [mô tả cụ thể].

Lượng sử dụng [thực tế/dự kiến] là […] kg/tuần. Đơn đầu dự kiến […] kg, cần [nguyên hạt/xay sẵn], quy cách mong muốn […].

Tôi cần nhận hàng trước ngày […] tại […]. Nhu cầu hóa đơn: […].

Nhờ C&C tư vấn dòng phù hợp và gửi báo giá ghi rõ tên sản phẩm, quy cách, đơn giá, thuế, phí giao hàng, lượng đặt tối thiểu, thời gian giao và thời hạn hiệu lực báo giá.

Nếu cần thử trước, vui lòng cho biết hình thức và chi phí áp dụng.

Chưa biết lượng dùng hoặc chưa chọn được sản phẩm thì có thể để mở phần đó. Hãy gửi menu, thiết bị và kế hoạch bán để trao đổi thêm.

Nếu cần làm rõ điều kiện hợp tác trước khi đặt, xem 12 câu hỏi dành cho nhà cung cấp cà phê cho quán.

7. Kiểm tra xác nhận đơn trước khi thanh toán

7.1. Checklist đối chiếu đơn cà phê sỉ đầu tiên

Nếu thay đổi sản phẩm, dạng xay hoặc số lượng sau tư vấn, hãy yêu cầu gửi lại xác nhận đơn cuối cùng. Lưu báo giá và nội dung thống nhất để đối chiếu khi nhận hàng.

7.2. Ghi nhận kết quả để lần nhập sau chính xác hơn

Sau khi nhận, kiểm tra tình trạng bao bì, số lượng và thông tin nhãn. Khi có bất thường, lưu ảnh và liên hệ đầu mối phụ trách trước khi sử dụng phần hàng liên quan.

Trong những ngày đầu, ghi riêng lượng pha bán, lượng thử và lượng hao hụt. Đây là dữ liệu giúp quán điều chỉnh kỳ nhập, thay vì tiếp tục đặt theo ước lượng ban đầu.

Anh/chị muốn đặt cà phê sỉ tại C&C Coffee có thể gửi menu, phương pháp pha, thiết bị, lượng dùng dự kiến và địa chỉ nhận hàng để được tư vấn theo nhu cầu. Báo giá, lượng đặt tối thiểu và điều kiện giao nhận được xác nhận tại thời điểm trao đổi.

Hotline: 0901.417.285 – 0909.233.285 – 0903.776.285.

Nguồn tham khảo

• National Coffee Association: Phương pháp pha và lựa chọn cỡ xay.
• National Coffee Association: Bảo quản cà phê và xay trước khi pha.

Tìm hiểu thêm tại C&C Coffee:

• Các loại cà phê C&C Coffee.
• Mô hình nhượng quyền cà phê C&C Coffee 0 đồng.
• Cập nhật giá cà phê hôm nay.

C&C Coffee – Connect to Love

Hotline: 0901.417.285 – 0909.233.285 – 0903.776.285
Website: caphecc.com
Facebook: C&C Coffee
Địa chỉ liên hệ: 668/34, QL13, Hiệp Bình, Hồ Chí Minh.